稟議書の書き方:コツ3ー逆の意味で捉えられないように注意する

稟議書において、起案する事柄について理由を書くときに逆の意味で捉えられないように注意しましょう。起案者の意図と違う捕らえ方をされると、プレゼンの際に話題が余計な方向に逸れてしまい、起案したい事が伝えられない可能性が高くなります。

先日、起案した内容を少し紹介します。
「**の設備は、通常耐用年数が5年程度ですがすでに7年以上経過しているため、設備の入れ替えをご提案いたします。」というような内容でした。この内容で通常なら問題ないのかもしれませんが、重要な設備の場合は逆に捉えられた場合「6年目、7年目には何も気がつかなかったのか?チェックはしていなかったのか?」などの指摘が入り、本題から逸れていってしまいました。そこで、「様子を見ながら設備を使用していましたが・・・」の文言を追加。無事にご決裁いただきました。この一文だけでもずいぶんと印象が違ったようです。

いかがですか?意外とやってしまいそうな落とし穴だと思います。立場上いろいろな稟議書に目を通していますが、このケースは比較的多く感じます。上司からの評価も下がりかねないので注意が必要です。
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稟議書 フォーマット サンプル

稟議書フォーマットのサンプルを添付してみましたので
ご参考にご使用ください。
稟議書サンプル.doc

稟議の書き方 コツ2:てにをはに気をつける

稟議の書き方 コツ2:てにをはに気をつける

稟議書での目的は、プロジェクトを遂行しようとするときに上司のコミットメントを得ることです。従って、文章の小さな間違いで気をとられてしまい本題がわからないような稟議書となってしまっては本来の目的を達成することのできないものとなってしまいます。

たとえば、こんなケース↓
”今回のPCサーバーの導入の目的は、開発工数の削減が目的としており対費用効果が非常に見込める内容となっており、ぜひとも導入を進めたい案件としてご提案いたします。”

余計な”おり”が重なっていてくどい文章ですね。こういうケースは、複数回重ねて推敲をおこなったり時間を空けて読み返したりすることで、修正することが可能です。意外と”てにをは”が間違っているケースは多いものです。あわせて誤字・脱字もチェックするようにしてスムーズに文章を読んでもらうことが重要だと思います。近年の稟議書は必ずパソコンなどで作成していると思いますので、キーの入力したときは**という文字を入力したつもりでも、じつは変換で***となっていたりという事例は本当に多いです。(このページでも、もしかしたら誤変換があるかもしれません。)

プリントアウトしての推敲がお薦め

紙に印刷して見直すことは本当に推敲するにはお薦めです。画面を通して文字を読むのと紙を印刷して読むのは推敲のレベルが段違いです。しかし昨今は紙の削減を推進してる職場が増えているために用意に印刷できない場合もあります。そうした場合でも、ipad等のタブレット端末を駆使して紙に近い環境を用意して推敲することがお薦めです。