稟議書の書き方・省力化のポイント:不可避な物については極力省力化をする

ずいぶんと間があいてしまいましたが、久しぶりの投稿です。
最近の稟議起案は、「機器が故障してしまって買い換えなければならない」というような結論は決まっているものの手間ばかりがかかり、少しも建設的な内容ではないのでモチベーションが下がってしまいます。しかし、これも仕事といえば仕事ですので手を抜くわけにもいきません。結論が出ているものなのでなるべく時間をかけず、なおかつ上司からの文句も言われないような内容としなければなりません。

もちろんこの場合は「価格の妥当性は?」や「修理したらどうか?」などというコメントが付きがちです。では、比較的新しい設備で故障してしまった場合はどうでしょうか?まさか「買い換えた方がいいです」というような内容のものは作成できないでしょう。上司もその辺の事情は分かっているはずです。簡単に「迅速に修理いたします」程度の内容で、概算金額を提示すればOKでしょう。

このように、手を抜ける稟議書については極力省力化をして中身のある稟議書についてはじっくり時間をかけて作成していきたいものですね

稟議書の書き方・コツ7:逆の立場で読んでみる:あなたの決裁者である上司たちはどのようにあなたの稟議書を見ているのか?

稟議書の書き方・コツ7:逆の立場で読んでみる

7つのポイントとして最後にあげるのが、上司が見ているポイントをつかんで逆の視点、つまり上司からの視点で自分の書いた稟議書を推敲することをお勧めします。

<金額の面について>
・経営層からの視点は財務諸表を意識する。
金額が大きければ稟議は必ず社長決裁となるところが多いと思います。その際に必ず意識するのが財務諸表への影響です。経理的に判断して、財務諸表へはどう影響するのか?今期の損益にはどの程度影響を及ぼすのか?それは営業利益なのか営業外収益なのか?貸借対照表上ではどのように反映されるのかなどなど、あげるとキリがありませんが社長まで行かなくとも、役員レベルでのチェックとなると必ずそのような視点で見ることになると思います。

・予算が確保されているのか、他に充当できる予算はないのか意識する
上記の部分と重なる部分がありますが、年度の予算がとれているのかを必ず確認しましょう。通期の損益や貸借対照表への影響が実施時期が変わってくるだけでも違ってきてしまいますので財務部門には必ず確認すべきだと思います。

<施策について>
・メリット・デメリットをトータルでみて効果的な施策なのか判断
当然、やったほうがいいと思っていることを稟議としてあげるのですが、メリット、デメリットを総合的な判断をして説明されているかどうかも大きなポイントだと思います。目先の利益だけに飛びついているだけではないのですということを証明しなければなりません。

・マイノリティーまたは例外処理に対しての配慮はされているのか
突発的な事象についても対応可能なのか、または、全社的に影響するような提案内容だとすると少数派意見の取り扱いについて検討されているかどうかについても説明するようにします。

<政治的なところ>
・関連する他部署との連携は取れているのか
間違いなく自分の部署のみが関連するものだとすれば、それはそれで済みますが他部署とも連携して進める必要がある場合は、了承がとれていることも記載すべきだと思います。

・自分の部署の業務範囲からは逸脱していないか
上記に関連しますが、自分の部署で対応すべき案件かどうかは、稟議を提出する前に再度確認すべきでしょう。


駆け足で、説明してきてしまいましたが、皆様のお役に立てましたでしょうか?今後は、番外編として細かい事例について取り上げて、稟議のポイントについてを解説していきたいと思います。

稟議書の書き方:コツ6ー添付資料で差をつける。

稟議書の書き方:コツその6ー添付資料で差をつける。

稟議書のサンプルテンプレートは、別のページに掲載していますが、ご覧の通りに理由を記述するスペースが限られています。すばらしい提案を、スペースが限られているからといって説明不足となってしまい否決されてしまうのはあまりにももったいないと思いませんか?

そんなときには、張り切って添付資料を作りましょう。添付資料はもちろんフォーマットは自由となりますので好きなこと、好きなものを添付することができると思います。

もし、稟議決裁をもらうのにそれぞれ上長へのプレゼンが必要な複雑な案件であれば、プレゼン資料としてパワーポイントの資料をあらかじめ添付することも有効だと思います。この場合には、稟議書は手持ちで回覧を行って上長の席までプレゼンに行くか、時間をいただくようにセッティングしないといけないと思います。プレゼンの内容はもちろんプレゼン能力が要求されてしまいますが、あらかじめ稟議書にアピールしたい内容についてはすべて書き出しておくようにすれば、プレゼンとはいっても尻込みする必要は無いと思います。

ただし注意しなければならないは、添付資料は自由といいつつもやはり内容については整理されている必要があると思います。添付資料がついていても、添付資料が何を示しているかがまったくわからないようなものであれば、逆効果になりかねません。適当な資料を添付するのではなく、あなたなりに整理したわかりやすい資料を添付するようにしましょう。

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