報告書の書き方

報告書・レポートなどの提出物についても稟議書とポイントは同じだと思いますのでまとめておきます。
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・5W2Hは同様に押さえておく
たとえば展示会に行ってきた後の報告などを行うときには、5W2Hを抑えて報告すると書きやすくなります。日時・展示会の場所・展示していた会社・展示していた内容・金額いくらくらいの製品が・何に使えるものなのか?(どう便利なのか?)そして、最後に展示会に見に行った自分がなぜそこに注目したのか?をまとめるといいかと思います。

・撮影可能ならば写真を撮る
最近は携帯にはカメラが付いていないことの方が少ないくらい当たり前の存在になりました。折角の展示会ですから携帯で写真をとりまくって、写真を各所に貼り付けていけばわかりやすい報告書が完成すると思います。携帯のカメラなのできれいな写真は撮りづらいものですが、コツとしてはなるべく近くによって撮影すればいいと思います。iphoneクラスでも十分きれいに報告書で使えるレベルの写真が撮影できますよ。

・あまり長ったらしくは書かない
これは、展示会程度の報告書に限ったことですが、あまり長々と書いても結論がわからなくなってしまいますので、せいぜいA4で1〜2枚程度ではないでしょうか?

簡単に書いてしまいましたが、実際に素晴らしいと思われる報告書を書くのには訓練が必要だと思います。何度もほかの人に見てもらうことで、グレードの高い報告書が完成させることができるでしょう。ぜひ試してみてください。
タグ:報告書

事故が起こってしまった時の報告書・修理稟議書の書き方について

安全運転を心がけていても事故は起こってしまうものです。不幸にも会社の車で事故にあってしまった場合についても当然、報告書として書かなければいけないと思います。事故の報告書は基本は稟議書などと押させておくポイントは一緒ですが、事故が故に書かなければならない項目もありますのでぬけが内容にしましょう。

最低限現場で押さえておかなければならないポイント
相手がいる場合は当然、警察・救急車を呼ぶことは必須です。できればその場で会社の総務側にも連絡を入れておきましょう。自走不能の場合はレッカーなどの手配をしてくれる場合があります。けが人がいる場合にはけが人の救護が最優先ですが、事故処理が終わった後でもけがの状況等はメモしておきましょう。
また、現場見取り図なども携帯などで写真を撮りながら、お互いの進行方向や一時停止・信号・制限速度などの情報を細かくメモしておきましょう。
相手の連絡先、車両名・色・ナンバー・相手の加入保険会社連絡先などがわかればこちらもメモをおすすめします。合わせて、立ち会っていただいた警察官の方の所属とお名前を聞いておきましょう。

報告書へ最低限記載が必要だと思う事項
事故が起きた場所、時間、運転していた人の名前、事故の概況と見取り図、車の破損個所については
最低限必要です。相手がいる場合は当然相手の運転手の氏名、保険会社名と車種・破損状況が必要だと思います。概況についてはどういう道路(制限速度は何キロか?車線数は?)で、進行方向を確実に押さえておくことと、何が原因で事故が発生したかを記載しておきましょう。けががあれば、だれがどの程度のけがをしているかを明記しましょう

今日は思考を変えて、始末書についてのテンプレートについて考えてみます。:始末書について書くべきこと、含むべき内容

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今日は、たまたま始末書が回覧されてきましたので、始末書について考えてみたいと思います。

始末書とは、業務上のミスにより会社側に迷惑をかけてしまった場合に書いて提出する書類です。これは各会社ともに同じ定義でしょう。しかし、私が勤めている会社には始末書のフォーマットが用意されていません。というのも原則、あってはならないようなものなので、あえてフォーマットは作らないという考え方のようです。

とは言いつつも、では何を書いておけばいいのかが全く分からないというのも問題だと思います。

基本的に書くべき内容としては、

・起きてしまった事実(日時・場所・誰・起きた事柄)
・その原因についての考察(なぜその現象が起きてしまったのか)
・再発防止策について
・今回の処理の方法(費用の負担はだれか?など)
・そして、最後に反省していますので許してください的な内容

となるでしょう。この書くべき内容について欠如した状態で回覧されてくる始末書があまりにも多く、社会人としてどうなのか?と疑問に思ってしまうような内容のものがあまりにも多いので驚いてしまいます。
少なくとも再発防止策については、必ず入れ込むようにすべきでしょう。

ポイントとしては、原因についての考察と再発防止策が最重要だと思います。起きてしまったことは仕方のないことですしヒューマンエラーは、何をやるにしても付き物です。そのあたりは上司を含めて始末書を承認することになる人たちはわかっていると思います。その失敗からいかに学んで、同じことを繰り返さない手段を作り出せるかが重要なのです。





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