稟議書を起案する際の関連部署への根回しについて

稟議書を起案する際にスムーズに通すためには、時には関連部署への根回しも必要になります。今回は根回しについてお話いたします。
書類
・根回しってなに?
根回しを辞書で引くと
「交渉や会議などで、事をうまく運ぶために、あらかじめ手を打っておくこと。下工作」
とあります。稟議書をスムーズに決裁をもらうには事前に話をしておいた方が有利なことがあります。もし全然ダメだ、と事前に言われていれば無駄な稟議書を出すことも無くなります。そういった意味では非常に大切な作業でもあります。

・根回しは必要?

そもそも根回しは必要なのでしょうか?という疑問が浮かびますが、毎回稟議書を回す前に根回しを行っていたら、さすがに上の人もあきれてしまうでしょうし、そもそも稟議書の意味も薄れてしまいます。大きなプロジェクトの場合に判断に迷うような場合に、事前に話をしておくと稟議書の判断もスムーズに行ってくれることが多いと思います。

・根回しが有効な場面

上でも少し触れましたが、判断に迷うような場合の稟議書はあらかじめ話をしておいた方がいい場面が多いと思います。また単純に金額が大きな稟議書の場合は事前に話をしておくと経営層でも業績の着地点が読みやすくなるのでスムーズにいくと思います。

いかがでしょう?いろんなケースで根回しが必要になってくるとは思いますが、適宜使ってみると案外スムーズに決裁がもらえるようになるかもしれませんよ?

稟議書の書き方・コツ(裏ワザ編)その2:稟議書が通りやすいタイミング

稟議書のタイミング
お盆休みも終わってしまいましたが、皆様はいかがお過ごしでしたでしょうか?今日は稟議書の決裁をもらうのに絶好のタイミングをお教えいたします。

・週末の金曜日は比較的稟議書が通りやすい
週末ということもあり決裁権限者も早く帰りたいと思うのは当然のこと。余計な議論を深めるよりも経度のことは目をつぶってくれることもありです。ただし余りギリギリに持っていくと来週にするよと言われてしまい、意味がなくなる場合も有ってタイミングが重要です。

・同じ理屈で連休前は稟議書は通りやすい
連休は、すでに頭の中はお休み状態なのが人間の心理というもの。稟議書難易度中程度であれば比較的通るかもしれません。

・稟議書を通す絶好のタイミングは大型連休(お盆・お正月・ゴールデンウィーク)
お盆休みはちょうど過ぎてしまいましたが、このタイミングは絶好の稟議書決裁ポイントです。というのも確実に決裁権限者はレジャーのことで頭がいっぱいです。(連休中も仕事という場合は別かもしれませんが)とにかく自分のところに書類を留めておくのは嫌なものなので早々にハンコを押して次の決裁者に渡してくれると思います。

いかがでしょうか?少し卑怯技かもしれませんが、プロジェクトのスケジュールを組む際に、稟議書の決裁スケジュールや心理状態も頭に入れながら考えるとよりスムーズに仕事がすすむかもしれませんよ?

ダメな稟議書・具体例ーその1

今までは稟議書・報告書・始末書などのコツについてお伝えしてきましたが、今回はダメな稟議書の典型的なパターンをご紹介したいと思います。
導入するもの:パソコン1台
金額:\150,000
理由:人員増員のため
****年**月に入社される方がいますので、パソコンを用意したいとおもいます。
決裁をお願いいたします。


・・・本当にこれだけで回覧されてきた稟議書が以前にありました。見た瞬間溜息です。導入対象物についてはちゃんと商品名は入っていたもののあまりにもお粗末でした。

・ダメな理由1:購入するものの詳細データに対しての説明が全くない

稟議書に書かれている内容は少ないので、すぐにパソコンを買うことはわかりますが、どうしてそのスペックの物を選んだのか?ノートPC(もしくはデスクトップPC)が必要だった理由は?メーカー選定の理由は?など何も説明されていませんでした。購入の決裁をいただく稟議書ですので、どのようなものを導入するのか、せめて仕様の概要まででも説明しておく必要があります。

・ダメな理由2:金額の根拠が示されていない
そのスペックのパソコンが金額的に妥当性があるのかどうかの説明もありません。この稟議書を見る人はこの商品が安いのか高いのかという資料がついていないため判断が出来なくなってしまいます。帯に短し襷に長しではこまりますので適切なスペックのものを適切な価格で調達する必要があります。通常でしたら他社同等スペックの物を見積もっておけば良いと思います。

・ダメな理由3:人員増としか理由がわからない
人員増だからといってすぐにパソコンが必要なことはありません。社内には余剰なパソコンがあるかもしれませんし、もしかしたらその人の担当する仕事はパソコンが必要無いかもしれません。もしくはノートPCではなくデスクトップPCの安価なもので十分かもしれません。(事務仕事だと、基本的にはPCは必須だとは思いますが、現場仕事担当だとそうとも限りません。最近はタブレットPCなどで済む場合もあります。その辺の理解がトップ層まで決裁が行くとなると説明が必要でしょう)

・ダメな理由4:何に使うのか示されていない。

人員増でPCが必要なのは理解いただけたとしても、その人がどんな業務をしていて必要なのかがわかりません。
たとえば、単純にメールやデータ量の軽いワード・エクセルレベルでしたらハイスペックの物は必要ないでしょう。しかし、データ量の重いワード・エクセルやアクセスまでがりがりと使いこなすような仕事だとそうはいかないでしょう。
ある程度のスペックの物を購入するべきです。このあたりの判断材料として、PCを使っての業務内容概要・使用するアプリは何をつかうのか?などを説明してスペックとの妥当性を強調するべきです。

いかがでしょう?もし思い当たる節がある方は、以上の点を踏まえて稟議書の改善を図ってみてはいかがでしょうか?きっとスムーズに決裁を下してもらえると思います。