稟議の書き方 コツ2:てにをはに気をつける

稟議の書き方 コツ2:てにをはに気をつける

稟議書での目的は、プロジェクトを遂行しようとするときに上司のコミットメントを得ることです。従って、文章の小さな間違いで気をとられてしまい本題がわからないような稟議書となってしまっては本来の目的を達成することのできないものとなってしまいます。

たとえば、こんなケース↓
”今回のPCサーバーの導入の目的は、開発工数の削減が目的としており対費用効果が非常に見込める内容となっており、ぜひとも導入を進めたい案件としてご提案いたします。”

余計な”おり”が重なっていてくどい文章ですね。こういうケースは、複数回重ねて推敲をおこなったり時間を空けて読み返したりすることで、修正することが可能です。意外と”てにをは”が間違っているケースは多いものです。あわせて誤字・脱字もチェックするようにしてスムーズに文章を読んでもらうことが重要だと思います。近年の稟議書は必ずパソコンなどで作成していると思いますので、キーの入力したときは**という文字を入力したつもりでも、じつは変換で***となっていたりという事例は本当に多いです。(このページでも、もしかしたら誤変換があるかもしれません。)

プリントアウトしての推敲がお薦め

紙に印刷して見直すことは本当に推敲するにはお薦めです。画面を通して文字を読むのと紙を印刷して読むのは推敲のレベルが段違いです。しかし昨今は紙の削減を推進してる職場が増えているために用意に印刷できない場合もあります。そうした場合でも、ipad等のタブレット端末を駆使して紙に近い環境を用意して推敲することがお薦めです。

稟議の書き方 コツ1:結論を初めに書きだす

稟議の書き方 コツ1:結論を初めに書き出すということ

一番重要なのは、結論を初めに書くということです。規定されたフォーマットがあれば、おそらく結論を最初に書くようにフォーマットが決まっているかと思いますが、フリーフォーマットの場合は自分で、あらかじめお題目のように最初に書き出してしまうことをおすすめします。

稟議書は、小説やエッセイとは違いビジネスの判断材料として使用しますので、時間との勝負です。いちいち、状況や目的を読んでから結論を読んでいたのでは、何をしたいのかがいまいち掴み辛く、時間ももったいないので結論は初めに書くことがとても重要です。

・時間の節約になる
あなたが書いた稟議書を読む決裁権限者は、限られた時間の中で多数の判断を下していかなければならないので、この事は結構重要なファクターとなります。また、あらかじめお題目で何をどうしたいのかが書かれていれば、その後の理由付けについての文章についても読んでいてスムーズに頭に入ってくるでしょう。もし、たわいもないことでの稟議であれば、お題目だけ読んで決裁をいただける場合もあります。そんな意味でも大幅に時間が省けるのです。

・わかりにくい稟議書は?
これが、逆だったとしたらどうでしょう?「***が壊れてしまい大変申し訳ございません、****が原因だとおもいますし、****がなければ****なっていたと思います。つきましては****を新たに買い替えしたいと思います」のような文章ですと、最後まで読まないと結局何がしたいのかが良くわかりません。


判っているよという人は多いと思いますが、ふたを開けてみるとかなり多いのがこのパターンの稟議だと思います。このポイントについてだけでも注意してみるだけで格段に稟議書のレベルが上がるでしょう。