稟議書の書き方:コツ5ー理由に根拠をつける

前回、5W2Hのお話をしましたが、その次の段階として理由に根拠をつけることが大切です。たとえば価格の妥当性について問われたときに、「価格は十分に安価なものです」と一文いれたとしても決裁者は本当にそれが安価なものなのかがわかりません。

その場合には、市場調査した結果の資料などを添付資料として一緒に見せるようにします。***のサービスはA社、B社、C社で提供されていて、それぞれ見積もりを取った結果はB社のサービスが一番安価です。という内容とし、それぞれ3社の見積もりを添付すれば、決裁者も「なるほど、B社が一番安いのか」と理解してくれます。

ただし、見積もりを取る際には条件をなるべく同一にする必要があります。違うサービスのものを比べても意味がありません。極力条件は合わせるようにしましょう。どうしても条件が違う場合には、コストに見合う差なのか?というところを着眼点として検証する必要があると思います。

稟議書の書き方:コツ4ー基本は5W1H+1H

書く内容は以下の内容に沿って書きましょう。一般的に言われていることは、みなさんも聞いたことがあるかとは思いますが、5w1hに一つ追加した5w1h+1hです。今日はこの5w1h+1hに沿って説明したいと思います。

・5w1h+1h
what 具体的に何をするのかを説明します。買うのか、工事するのか、サービスに加入するのか?などなどです。その1でも述べているように結論として何がしたいのかを要約して書くようにしましょう。

why 稟議の肝・ここにメリットデメリットを絡めて説明します。何故実施するか/買う/加入する必要があるのかなどを詳しく説明します。必要によって添付資料なども付け加えるようにして、論点に穴が無いようにします。添付資料についてはまた日を改めて説明します。

when 実施時期・購入時期についての説明・もちろんなんでその時期を選択したかを理由付けします。導入するものによっては、段取りを示したようなチャート図なども添付するようにして詳しく説明をします。

where どこで実施?どの場所に工事?どの場所に設置?何に対してのサービス・購入・工事なのか、わかるようにします。対象が曖昧だと、あとで追加工事・追加購入等が発生する恐れもあります。(これも該当するんじゃないの?等のツッコミが入る可能性大ですよ)

who 誰のサービスを受ける?誰が工事する?誰から買う?誰に依頼する?相手先の業者情報についてもある程度抑えておきましょう。自分の会社との資本関係・取引関係等をざっくりと抑えておくことも必要です。また、何故その業者を選んだのか、理由付けについても答えられるように準備しておきましょう。

how    どうやって実施するのか?どのように導入するのか?どのくらい行うのか?スムーズに実施できるための段取りを説明します。実施時期と説明が重なることもありますが、この2項目は混ぜて説明してしまってもいいでしょう。また、予算管理されている会社については、予算があるのかどうかがポイントです。臨時的な出費であれば当然予算外となるので、その説明も問われると思います。

how much いくら掛かるのか?価格の妥当性は?決裁権限者が関心があるのは、やっぱりココです。必ず見られます。低額のものであればあまり問われないでしょうが、高額のものともなれば、複数業者によるコンペ等を実施して価格を競わせる必要があります。もしコンペが実施できないような1社独占のサービスや、取引都合上ここの会社のサービスしか導入できないということであれば、そこ旨についても理由のところで説明を必ず入れるようにします。

いかがでしょうか?稟議書においても、5w1h+1hに沿って書いていくと一番重要な稟議書の目的の項目が論理的な記述で構成させることが出来ます。是非試して見てください。

稟議書の書き方:コツ3ー逆の意味で捉えられないように注意する

稟議書において、起案する事柄について理由を書くときに逆の意味で捉えられないように注意しましょう。起案者の意図と違う捕らえ方をされると、プレゼンの際に話題が余計な方向に逸れてしまい、起案したい事が伝えられない可能性が高くなります。

先日、起案した内容を少し紹介します。
「**の設備は、通常耐用年数が5年程度ですがすでに7年以上経過しているため、設備の入れ替えをご提案いたします。」というような内容でした。この内容で通常なら問題ないのかもしれませんが、重要な設備の場合は逆に捉えられた場合「6年目、7年目には何も気がつかなかったのか?チェックはしていなかったのか?」などの指摘が入り、本題から逸れていってしまいました。そこで、「様子を見ながら設備を使用していましたが・・・」の文言を追加。無事にご決裁いただきました。この一文だけでもずいぶんと印象が違ったようです。

いかがですか?意外とやってしまいそうな落とし穴だと思います。立場上いろいろな稟議書に目を通していますが、このケースは比較的多く感じます。上司からの評価も下がりかねないので注意が必要です。
タグ:稟議書