稟議書を起案する際の関連部署への根回しについて

稟議書を起案する際にスムーズに通すためには、時には関連部署への根回しも必要になります。今回は根回しについてお話いたします。
書類
・根回しってなに?
根回しを辞書で引くと
「交渉や会議などで、事をうまく運ぶために、あらかじめ手を打っておくこと。下工作」
とあります。稟議書をスムーズに決裁をもらうには事前に話をしておいた方が有利なことがあります。もし全然ダメだ、と事前に言われていれば無駄な稟議書を出すことも無くなります。そういった意味では非常に大切な作業でもあります。

・根回しは必要?

そもそも根回しは必要なのでしょうか?という疑問が浮かびますが、毎回稟議書を回す前に根回しを行っていたら、さすがに上の人もあきれてしまうでしょうし、そもそも稟議書の意味も薄れてしまいます。大きなプロジェクトの場合に判断に迷うような場合に、事前に話をしておくと稟議書の判断もスムーズに行ってくれることが多いと思います。

・根回しが有効な場面

上でも少し触れましたが、判断に迷うような場合の稟議書はあらかじめ話をしておいた方がいい場面が多いと思います。また単純に金額が大きな稟議書の場合は事前に話をしておくと経営層でも業績の着地点が読みやすくなるのでスムーズにいくと思います。

いかがでしょう?いろんなケースで根回しが必要になってくるとは思いますが、適宜使ってみると案外スムーズに決裁がもらえるようになるかもしれませんよ?

稟議書の書き方・コツ7:逆の立場で読んでみる:あなたの決裁者である上司たちはどのようにあなたの稟議書を見ているのか?

稟議書の書き方・コツ7:逆の立場で読んでみる

7つのポイントとして最後にあげるのが、上司が見ているポイントをつかんで逆の視点、つまり上司からの視点で自分の書いた稟議書を推敲することをお勧めします。

<金額の面について>
・経営層からの視点は財務諸表を意識する。
金額が大きければ稟議は必ず社長決裁となるところが多いと思います。その際に必ず意識するのが財務諸表への影響です。経理的に判断して、財務諸表へはどう影響するのか?今期の損益にはどの程度影響を及ぼすのか?それは営業利益なのか営業外収益なのか?貸借対照表上ではどのように反映されるのかなどなど、あげるとキリがありませんが社長まで行かなくとも、役員レベルでのチェックとなると必ずそのような視点で見ることになると思います。

・予算が確保されているのか、他に充当できる予算はないのか意識する
上記の部分と重なる部分がありますが、年度の予算がとれているのかを必ず確認しましょう。通期の損益や貸借対照表への影響が実施時期が変わってくるだけでも違ってきてしまいますので財務部門には必ず確認すべきだと思います。

<施策について>
・メリット・デメリットをトータルでみて効果的な施策なのか判断
当然、やったほうがいいと思っていることを稟議としてあげるのですが、メリット、デメリットを総合的な判断をして説明されているかどうかも大きなポイントだと思います。目先の利益だけに飛びついているだけではないのですということを証明しなければなりません。

・マイノリティーまたは例外処理に対しての配慮はされているのか
突発的な事象についても対応可能なのか、または、全社的に影響するような提案内容だとすると少数派意見の取り扱いについて検討されているかどうかについても説明するようにします。

<政治的なところ>
・関連する他部署との連携は取れているのか
間違いなく自分の部署のみが関連するものだとすれば、それはそれで済みますが他部署とも連携して進める必要がある場合は、了承がとれていることも記載すべきだと思います。

・自分の部署の業務範囲からは逸脱していないか
上記に関連しますが、自分の部署で対応すべき案件かどうかは、稟議を提出する前に再度確認すべきでしょう。


駆け足で、説明してきてしまいましたが、皆様のお役に立てましたでしょうか?今後は、番外編として細かい事例について取り上げて、稟議のポイントについてを解説していきたいと思います。

稟議書の書き方:コツ6ー添付資料で差をつける。

稟議書の書き方:コツその6ー添付資料で差をつける。

稟議書のサンプルテンプレートは、別のページに掲載していますが、ご覧の通りに理由を記述するスペースが限られています。すばらしい提案を、スペースが限られているからといって説明不足となってしまい否決されてしまうのはあまりにももったいないと思いませんか?

そんなときには、張り切って添付資料を作りましょう。添付資料はもちろんフォーマットは自由となりますので好きなこと、好きなものを添付することができると思います。

もし、稟議決裁をもらうのにそれぞれ上長へのプレゼンが必要な複雑な案件であれば、プレゼン資料としてパワーポイントの資料をあらかじめ添付することも有効だと思います。この場合には、稟議書は手持ちで回覧を行って上長の席までプレゼンに行くか、時間をいただくようにセッティングしないといけないと思います。プレゼンの内容はもちろんプレゼン能力が要求されてしまいますが、あらかじめ稟議書にアピールしたい内容についてはすべて書き出しておくようにすれば、プレゼンとはいっても尻込みする必要は無いと思います。

ただし注意しなければならないは、添付資料は自由といいつつもやはり内容については整理されている必要があると思います。添付資料がついていても、添付資料が何を示しているかがまったくわからないようなものであれば、逆効果になりかねません。適当な資料を添付するのではなく、あなたなりに整理したわかりやすい資料を添付するようにしましょう。