稟議を書くための下準備

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稟議書を書く下準備について解説します。

・決裁権限者の意向をさりげなく聞いておく。

いきなり稟議書を持って行って驚かれたことはありませんか?大体の上長は、多くの決裁案件を抱えているので、あまり記憶にないことをいきなり持っていっても驚いてしまいます。
 たとえば、昼食時に一緒に食事するなどしているときに、決裁権限者にさりげなく計画のさわりの部分だけ話をしてみてはいかがでしょう?意向を伝えておくことが大切です。その時の反応にしたがって起案すると、比較的スムーズに事が運びます。また、ある程度フィーリングをつかんでいるので、大反対を食らうことも少なくなるでしょう。

・利用する側のニーズについてを簡単にメモしておく。
起案する稟議案件に対して、誰がどのような状況で何が必要なのかなどのサービス利用側の意見もメモしておくと良いでしょう。口頭で説明する際、稟議書に記載しなくても質問されたら答えるようにしておくべきです。

・業者との打ち合わせでは、口約束になっている部分は必ずメモをする。
基本的に口約束はNGです。しかし、細かい部分までは書面でもらうことは難しいこともあります。そうした際は、メールなど正式な書面でなくてももらえるものはもらっておいて、祖語のないように努めておくのが無難です。また、このメールは、稟議書で上長への説明にも活用することができるので有用です。

いかがでしたでしょうか?下準備は決裁をスムーズにもらうには必須の作業となります。ですので、準備は十分に行っておいたほうが素敵なサラリーマンライフを送ることができます。
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