ダメな稟議書・具体例ーその1

今までは稟議書・報告書・始末書などのコツについてお伝えしてきましたが、今回はダメな稟議書の典型的なパターンをご紹介したいと思います。
導入するもの:パソコン1台
金額:\150,000
理由:人員増員のため
****年**月に入社される方がいますので、パソコンを用意したいとおもいます。
決裁をお願いいたします。


・・・本当にこれだけで回覧されてきた稟議書が以前にありました。見た瞬間溜息です。導入対象物についてはちゃんと商品名は入っていたもののあまりにもお粗末でした。

・ダメな理由1:購入するものの詳細データに対しての説明が全くない

稟議書に書かれている内容は少ないので、すぐにパソコンを買うことはわかりますが、どうしてそのスペックの物を選んだのか?ノートPC(もしくはデスクトップPC)が必要だった理由は?メーカー選定の理由は?など何も説明されていませんでした。購入の決裁をいただく稟議書ですので、どのようなものを導入するのか、せめて仕様の概要まででも説明しておく必要があります。

・ダメな理由2:金額の根拠が示されていない
そのスペックのパソコンが金額的に妥当性があるのかどうかの説明もありません。この稟議書を見る人はこの商品が安いのか高いのかという資料がついていないため判断が出来なくなってしまいます。帯に短し襷に長しではこまりますので適切なスペックのものを適切な価格で調達する必要があります。通常でしたら他社同等スペックの物を見積もっておけば良いと思います。

・ダメな理由3:人員増としか理由がわからない
人員増だからといってすぐにパソコンが必要なことはありません。社内には余剰なパソコンがあるかもしれませんし、もしかしたらその人の担当する仕事はパソコンが必要無いかもしれません。もしくはノートPCではなくデスクトップPCの安価なもので十分かもしれません。(事務仕事だと、基本的にはPCは必須だとは思いますが、現場仕事担当だとそうとも限りません。最近はタブレットPCなどで済む場合もあります。その辺の理解がトップ層まで決裁が行くとなると説明が必要でしょう)

・ダメな理由4:何に使うのか示されていない。

人員増でPCが必要なのは理解いただけたとしても、その人がどんな業務をしていて必要なのかがわかりません。
たとえば、単純にメールやデータ量の軽いワード・エクセルレベルでしたらハイスペックの物は必要ないでしょう。しかし、データ量の重いワード・エクセルやアクセスまでがりがりと使いこなすような仕事だとそうはいかないでしょう。
ある程度のスペックの物を購入するべきです。このあたりの判断材料として、PCを使っての業務内容概要・使用するアプリは何をつかうのか?などを説明してスペックとの妥当性を強調するべきです。

いかがでしょう?もし思い当たる節がある方は、以上の点を踏まえて稟議書の改善を図ってみてはいかがでしょうか?きっとスムーズに決裁を下してもらえると思います。





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