稟議書の書き方:コツ3ー逆の意味で捉えられないように注意する

稟議書において、起案する事柄について理由を書くときに逆の意味で捉えられないように注意しましょう。起案者の意図と違う捕らえ方をされると、プレゼンの際に話題が余計な方向に逸れてしまい、起案したい事が伝えられない可能性が高くなります。

先日、起案した内容を少し紹介します。
「**の設備は、通常耐用年数が5年程度ですがすでに7年以上経過しているため、設備の入れ替えをご提案いたします。」というような内容でした。この内容で通常なら問題ないのかもしれませんが、重要な設備の場合は逆に捉えられた場合「6年目、7年目には何も気がつかなかったのか?チェックはしていなかったのか?」などの指摘が入り、本題から逸れていってしまいました。そこで、「様子を見ながら設備を使用していましたが・・・」の文言を追加。無事にご決裁いただきました。この一文だけでもずいぶんと印象が違ったようです。

いかがですか?意外とやってしまいそうな落とし穴だと思います。立場上いろいろな稟議書に目を通していますが、このケースは比較的多く感じます。上司からの評価も下がりかねないので注意が必要です。
タグ:稟議書
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