提案書の書き方

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今日は、提案書の書き方についてお話します。私の会社では、稟議書は経費が発生するような内容のものを稟議書として提案しますが、その他のたとえば、共有物の貸し出し方法ルール変更や自転車通勤の駐輪ルール・データベースの登録ルール変更など、何かの運用方法提案については提案書を提出するようにしています。

さて、実際の提案書の書き方についてですが、稟議書と重なる部分が多いのです。作成の際に注意しているポイントとしては

・結論を先に書く
・何をするのか
・メリット、デメリットについて
・実施時期


をポイントにしています。
この場合でも、結論を先に書くことが重要なポイントです。稟議書のページでも書いている通り、上司はパッと見ですぐに判断できる資料を良しとしています。したがって、結論が先に来ていないと、何の案件なのかすら判断がつかないケースもあります。

また、メリットについては十分にわかりやすく説明できるように文章とともに添付資料などをまとめておくと、話がスムーズに伝わると思います。

よく、パワーポイントの資料をそのまま添付している人がいます。しかし、パワーポイントの資料だと文字が大きすぎて伝えられる内容が少なく、非常にもったいない気がします。逆にぎっしり情報がつまったパワーポイントの資料だと、プロジェクターなどに投影したときに文字が細かすぎて見づらくなってあまりいい資料とはならないでしょう。

添付資料については、別に作成することをお勧めします。

タグ:提案書

稟議を書くための下準備

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稟議書を書く下準備について解説します。

・決裁権限者の意向をさりげなく聞いておく。

いきなり稟議書を持って行って驚かれたことはありませんか?大体の上長は、多くの決裁案件を抱えているので、あまり記憶にないことをいきなり持っていっても驚いてしまいます。
 たとえば、昼食時に一緒に食事するなどしているときに、決裁権限者にさりげなく計画のさわりの部分だけ話をしてみてはいかがでしょう?意向を伝えておくことが大切です。その時の反応にしたがって起案すると、比較的スムーズに事が運びます。また、ある程度フィーリングをつかんでいるので、大反対を食らうことも少なくなるでしょう。

・利用する側のニーズについてを簡単にメモしておく。
起案する稟議案件に対して、誰がどのような状況で何が必要なのかなどのサービス利用側の意見もメモしておくと良いでしょう。口頭で説明する際、稟議書に記載しなくても質問されたら答えるようにしておくべきです。

・業者との打ち合わせでは、口約束になっている部分は必ずメモをする。
基本的に口約束はNGです。しかし、細かい部分までは書面でもらうことは難しいこともあります。そうした際は、メールなど正式な書面でなくてももらえるものはもらっておいて、祖語のないように努めておくのが無難です。また、このメールは、稟議書で上長への説明にも活用することができるので有用です。

いかがでしたでしょうか?下準備は決裁をスムーズにもらうには必須の作業となります。ですので、準備は十分に行っておいたほうが素敵なサラリーマンライフを送ることができます。

稟議書を起案する際の関連部署への根回しについて

稟議書を起案する際にスムーズに通すためには、時には関連部署への根回しも必要になります。今回は根回しについてお話いたします。
書類
・根回しってなに?
根回しを辞書で引くと
「交渉や会議などで、事をうまく運ぶために、あらかじめ手を打っておくこと。下工作」
とあります。稟議書をスムーズに決裁をもらうには事前に話をしておいた方が有利なことがあります。もし全然ダメだ、と事前に言われていれば無駄な稟議書を出すことも無くなります。そういった意味では非常に大切な作業でもあります。

・根回しは必要?

そもそも根回しは必要なのでしょうか?という疑問が浮かびますが、毎回稟議書を回す前に根回しを行っていたら、さすがに上の人もあきれてしまうでしょうし、そもそも稟議書の意味も薄れてしまいます。大きなプロジェクトの場合に判断に迷うような場合に、事前に話をしておくと稟議書の判断もスムーズに行ってくれることが多いと思います。

・根回しが有効な場面

上でも少し触れましたが、判断に迷うような場合の稟議書はあらかじめ話をしておいた方がいい場面が多いと思います。また単純に金額が大きな稟議書の場合は事前に話をしておくと経営層でも業績の着地点が読みやすくなるのでスムーズにいくと思います。

いかがでしょう?いろんなケースで根回しが必要になってくるとは思いますが、適宜使ってみると案外スムーズに決裁がもらえるようになるかもしれませんよ?
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