稟議書を書くには経理の知識も必要

稟議書を書くには、時には経理の知識も必要となります。というのも、稟議を書くということは、会社から何かしらの金額について決裁をもらうということがほとんどです。しかし、何費なのか、それは会社の利益にどのように影響を与えるのか。損益計算書・貸借対照表にはどのように影響をあたえるのか。が想像できるものでなければなりません。
予算を取る段階で意識していなければならない問題ではありますが、予算外で稟議を書くこともあるでしょう。そうした場合、自分の起案する稟議書が何費でどのように経費がかかるのか、意識した方が良いと思います。

例えば、設備投資であれば、耐用年数によって、償却期間や償却方法がきまっていて、全額がその年の経費に反映されるわけではありません。逆に修繕などのものについては、全額が経費としてその年の利益に影響を及ぼします。

金額の大きな修繕を、利益が厳しいと思われる年に稟議書起案するのは通りにくくなりますし、年度終わりに設備投資するのであれば、その年にかかる経費は、月割処理していれば年度終わりの1ヶ月分だけ計上されることになります。

このように、勘定科目によって、経営陣からの決裁を得る難易度は、経理の知識を利用することによっても随分と変わってくるのがお分かりかと思います。



提案書の書き方

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今日は、提案書の書き方についてお話します。私の会社では、稟議書は経費が発生するような内容のものを稟議書として提案しますが、その他のたとえば、共有物の貸し出し方法ルール変更や自転車通勤の駐輪ルール・データベースの登録ルール変更など、何かの運用方法提案については提案書を提出するようにしています。

さて、実際の提案書の書き方についてですが、稟議書と重なる部分が多いのです。作成の際に注意しているポイントとしては

・結論を先に書く
・何をするのか
・メリット、デメリットについて
・実施時期


をポイントにしています。
この場合でも、結論を先に書くことが重要なポイントです。稟議書のページでも書いている通り、上司はパッと見ですぐに判断できる資料を良しとしています。したがって、結論が先に来ていないと、何の案件なのかすら判断がつかないケースもあります。

また、メリットについては十分にわかりやすく説明できるように文章とともに添付資料などをまとめておくと、話がスムーズに伝わると思います。

よく、パワーポイントの資料をそのまま添付している人がいます。しかし、パワーポイントの資料だと文字が大きすぎて伝えられる内容が少なく、非常にもったいない気がします。逆にぎっしり情報がつまったパワーポイントの資料だと、プロジェクターなどに投影したときに文字が細かすぎて見づらくなってあまりいい資料とはならないでしょう。

添付資料については、別に作成することをお勧めします。

タグ:提案書

稟議を書くための下準備

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稟議書を書く下準備について解説します。

・決裁権限者の意向をさりげなく聞いておく。

いきなり稟議書を持って行って驚かれたことはありませんか?大体の上長は、多くの決裁案件を抱えているので、あまり記憶にないことをいきなり持っていっても驚いてしまいます。
 たとえば、昼食時に一緒に食事するなどしているときに、決裁権限者にさりげなく計画のさわりの部分だけ話をしてみてはいかがでしょう?意向を伝えておくことが大切です。その時の反応にしたがって起案すると、比較的スムーズに事が運びます。また、ある程度フィーリングをつかんでいるので、大反対を食らうことも少なくなるでしょう。

・利用する側のニーズについてを簡単にメモしておく。
起案する稟議案件に対して、誰がどのような状況で何が必要なのかなどのサービス利用側の意見もメモしておくと良いでしょう。口頭で説明する際、稟議書に記載しなくても質問されたら答えるようにしておくべきです。

・業者との打ち合わせでは、口約束になっている部分は必ずメモをする。
基本的に口約束はNGです。しかし、細かい部分までは書面でもらうことは難しいこともあります。そうした際は、メールなど正式な書面でなくてももらえるものはもらっておいて、祖語のないように努めておくのが無難です。また、このメールは、稟議書で上長への説明にも活用することができるので有用です。

いかがでしたでしょうか?下準備は決裁をスムーズにもらうには必須の作業となります。ですので、準備は十分に行っておいたほうが素敵なサラリーマンライフを送ることができます。
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